Offertes
Offertes: opgebouwd uit je eigen artikelen, en na akkoord een werkbon of factuur
Maak je offertes nu in Word of in een los programma, en typ je na akkoord alles opnieuw over in de planning en de boekhouding? Wij van Staurio maken software waarin een offerte wordt opgebouwd uit je eigen artikelen, tekstregels en standaardteksten, en als pdf met bijlagen per mail naar de klant gaat. Na akkoord maak je van dezelfde offerte met één knop een werkbon, of een factuur in WeFact of Moneybird.
Opbouwen
Regels uit de catalogus, met kopjes en losse tekst
Een offerteregel komt uit de artikelcatalogus of wordt vrij ingetypt, met een eenheid zoals stuk, uur of meter en een eigen korting per regel. Kopjes delen een offerte op in onderdelen. Standaardteksten staan één keer in de instellingen. Een standaardtekst over bijvoorbeeld de levertijd komt daarna met een klik in de offerte. Een softwarebedrijf zet zo het ontwerp en de bouw als aparte onderdelen onder elkaar, elk met een eigen kopje en de uren of artikelen die bij dat onderdeel horen.
Opties en akkoord
Optionele regels waar de klant zelf uit kiest
Een regel kan optioneel zijn, zodat die regel pas in het totaal meetelt als de klant hem aanvinkt. Een groothandel biedt op die manier naast de levering een onderhoudspakket aan. Bij akkoord wordt het totaal opnieuw berekend over de vaste regels en de gekozen opties, en dat herberekende totaal komt ook op de factuur die uit de offerte volgt.
Versturen
Een pdf met je logo, en de voorwaarden erachter
De pdf van de offerte krijgt het logo van het bedrijf en een van de vaste opmaakstijlen. Een pdf-bijlage, zoals de algemene voorwaarden of een tekening, wordt achter de offerte in hetzelfde bestand gezet. De offerte gaat per mail vanuit Staurio naar de klant, met een mailtekst die één keer is ingesteld, en per offerte is terug te zien wanneer die offerte naar welk adres is gestuurd.
Nabellen
Openstaande offertes op het overzicht van de dag
Op het overzicht staat hoeveel offertes er openstaan en hoeveel daarvan ouder zijn dan zeven dagen, zodat aan het begin van de dag te zien is welke offertes nog nagebeld moeten worden. Elke offerte krijgt een datum tot wanneer die offerte geldig is. Na die datum staat de offerte bij de verlopen offertes.
Werkt samen met
Modules die je hier vaak bij aanzet
Klanten en verkoop
Een offerte hangt aan een klant, en kan aan een contactpersoon en aan een lead gekoppeld worden.
Bekijk klanten en verkoop →Werkbonnen
Na akkoord wordt de offerte een werkbon in de wachtbox van het planbord.
Bekijk werkbonnen →Facturatie
Een geaccepteerde offerte wordt met één knop een factuur in WeFact of Moneybird, met het totaal dat de klant heeft goedgekeurd.
Bekijk facturatie →Alle modules staan op een rij op de functiepagina.
Veelgestelde vragen
Moet de offerte in WeFact of Moneybird gemaakt worden?
Nee, de offerte wordt in Staurio gemaakt en verstuurd. Het boekhoudpakket komt pas bij de factuur in beeld.
Kan de klant zelf akkoord geven?
Staat het klantportaal aan, dan bekijkt de klant de offerte daar en vinkt hij de opties aan die hij wil. Na zijn akkoord krijgt de contactpersoon een mail met een link, en pas als die link binnen 24 uur wordt bevestigd, staat de offerte in Staurio op geaccepteerd.
Wie mag offertes maken en de bedragen zien?
Offertes vallen onder de financiële rechten, die per rol worden ingesteld. Een offerte verwijderen kan alleen een beheerder.
Maak je eerste offerte in Staurio
Je artikelen en tarieven importeer je in de catalogus, waarna ze bij elke nieuwe offerte klaarstaan. Een proefaccount maak je zelf aan, zonder demo of gesprek vooraf.